Datenschutz in Deutschland

Wann in Deutschland ein Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen Pflicht ist

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist in vielen Fällen nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein wesentlicher Schutzmechanismus für die Sicherheit und Integrität personenbezogener Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regeln, wann Unternehmen verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. 

Hier sind die wichtigsten Aspekte und Hintergründe, die Sie kennen sollten:

Gesetzliche Grundlage: DSGVO und BDSG

Art. 37 DSGVO

Laut Artikel 37 der DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn:

  1. Die Kerntätigkeit des Unternehmens in der umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen besteht (z.B. Online-Marketingfirmen, Überwachungsunternehmen, Software- und Progammierung).

  2. Das Unternehmen besonders sensible Daten (Artikel 9 DSGVO) in großem Umfang verarbeitet (z.B. Gesundheitssektor, Finanzinstitute).

§ 38 BDSG

Gemäß § 38 BDSG muss ein Datenschutzbeauftragter auch dann bestellt werden, wenn in einem Unternehmen üblicherweise mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Diese Regelung geht über die Vorgaben der DSGVO hinaus und stellt sicher, dass auch kleinere Unternehmen die Datenschutzanforderungen einhalten.

Verantwortlichkeiten eines Datenschutzbeauftragten

Ein Datenschutzbeauftragter trägt wesentliche Verantwortlichkeiten, wie die Bewertung und Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Wahrung der Datenschutzprinzipien (Artikel 32 DSGVO). Dazu gehören:

  • Überwachung der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften.

  • Beratung des Unternehmens hinsichtlich der Datenschutzpflichten.

  • Schulung der Mitarbeiter im Datenschutz.

  • Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (Artikel 35 DSGVO).

  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.

Beispiele für Unternehmen, die einen Datenschutzbeauftragten benötigen

  1. Online-Marketingfirmen: Betreiben umfangreiche und systematische Überwachung von Nutzern.

  2. Gesundheitssektor: Verarbeiten sensible Gesundheitsdaten in großem Umfang.

  3. Finanzinstitute: Verarbeiten umfangreiche Finanzdaten und führen regelmäßige Bonitätsprüfungen durch.

  4. Überwachungsunternehmen: Bieten Sicherheitsdienste an, die die Überwachung von öffentlichen oder privaten Bereichen umfassen.

  5. Soziale Netzwerke und Plattformen: Erheben und analysieren persönliche Daten in großem Umfang.

  6. Forschungsinstitute: Analysieren ausführlich personenbezogene Daten, insbesondere sensible Daten.

  7. Software- und Programmhersteller: Entwickeln Softwarelösungen, die das Sammeln und Verarbeiten von personenbezogenen Daten ermöglichen (z.B. CRM-Systeme, BI-Software, Cloud-Dienste).

Konsequenzen der Nicht-Einhaltung

Die Nichteinhaltung der Verpflichtung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten kann erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Datenschutzbehörden können Verstöße mit Bußgeldsanktionen ahnden, die je nach Schwere des Verstoßes bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen können (Artikel 83 DSGVO).

Hier sind Beispiele von Datenschutzbußgeldern, die in Europa in den letzten Jahren verhängt wurden:

  1. Amazon – 746 Millionen Euro (2021): Die luxemburgische Datenschutzbehörde verhängte dieses Rekordbußgeld gegen Amazon wegen Verstößen gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten ohne die Zustimmung der Nutzer.

  2. WhatsApp – 225 Millionen Euro (2021): Die irische Datenschutzkommission (DPC) verhängte dieses Bußgeld gegen WhatsApp wegen mangelnder Transparenz in seiner Kommunikation darüber, wie es Daten verarbeitet und mit anderen Facebook-Unternehmen teilt.

  3. Google – 50 Millionen Euro (2019): Die französische Datenschutzbehörde CNIL verhängte das Bußgeld gegen Google wegen unzureichender Transparenz und fehlender gültiger Einwilligung bei der Personalisierung von Werbung.

  4. H&M – 35 Millionen Euro (2020): Das Bußgeld wurde von der deutschen Datenschutzbehörde gegen H&M verhängt, weil das Unternehmen umfangreiche persönliche Informationen über die Mitarbeiter seiner Servicezentren in Nürnberg gesammelt hatte, ohne dass diese ihre Zustimmung gegeben hatten.

  5. Facebook – 17 Millionen Euro (2021): Die irische Datenschutzbehörde belegte Facebook mit einer Geldstrafe wegen verschiedener Verstöße gegen die DSGVO, die 2018 und 2019 mehrere Datenlecks betrafen, bei denen Nutzerdaten kompromittiert wurden.

  6. Marriott International – 20,4 Millionen Euro (2020): Marriott erhielt dieses Bußgeld von der britischen Datenschutzbehörde ICO wegen eines Cyberangriffs, der Millionen von Gästedaten betraf, wobei Marriott die Sicherheitsanforderungen für den Schutz personenbezogener Daten nicht erfüllte.

  7. British Airways – 22 Millionen Euro (2020): Ursprünglich sollte British Airways 204 Millionen Euro zahlen, aber aufgrund von COVID-19-bedingten finanziellen Schwierigkeiten und weiteren Verhandlungen wurde das Bußgeld auf 22 Millionen Euro reduziert. Die Strafe stand im Zusammenhang mit einem Datenleck, das 2018 persönliche Daten von mehr als 400.000 Kunden betraf.

Die Vorteile eines Datenschutzbeauftragten im Unternehmen 

Ein Datenschutzbeauftragter kann entscheidend dazu beitragen, Ihr Unternehmen in mehreren Bereichen rechtssicher zu machen. 

Hier sind einige Gründe, warum die Einbindung eines Datenschutzbeauftragten vorteilhaft ist:

1. Expertenwissen und Spezialisierung

Datenschutzbeauftragte sind Experten in ihrem Bereich und stets auf dem neuesten Stand der Datenschutzgesetze und -praktiken. Mit ihrem spezialisierten Wissen und ihrer Erfahrung können sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen präzise und aktuell umsetzt. Dies ist intern oft nicht in gleichem Maße verfügbar.

2. Kosteneffizienz

Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten ist häufig kostengünstiger als die Schaffung einer internen Position. Sie sparen nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Ressourcen, die anderweitig im Unternehmen eingesetzt werden können. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist dies ein entscheidender Vorteil.

3. Unabhängige und objektive Sichtweise

Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet eine objektive Sicht auf Ihre Datenschutzpraktiken. Diese Unabhängigkeit hilft, Interessenkonflikte zu vermeiden und stellt sicher, dass Datenschutzvorschriften korrekt und fair eingehalten werden. Dies stärkt die Glaubwürdigkeit Ihrer Datenschutzmaßnahmen sowohl intern als auch extern.

4. Minimierung von Risiken

Datenschutzbeauftragte helfen, Datenschutzverletzungen zu verhindern und die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen. Dadurch können hohe Bußgelder und Reputationsverluste vermieden werden. Sie identifizieren potenzielle Schwachstellen frühzeitig und entwickeln proaktive Lösungen, um Risiken zu minimieren.

5. Flexible Anpassungsfähigkeit

Externe Datenschutzbeauftragte können flexibel auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens reagieren. Sie passen ihre Unterstützung an die sich ändernden gesetzlichen Anforderungen und das Geschäftsumfeld an. Diese Anpassungsfähigkeit ist besonders wichtig in Zeiten schneller technologischer Entwicklungen und sich wandelnder Datenschutzgesetze.

6. Zukunftssicherheit

Durch die Einbindung eines Datenschutzbeauftragten stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch vorbereitet ist, proaktiv auf zukünftige Änderungen zu reagieren. Dies stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner und schützt Ihr Unternehmen langfristig vor datenschutzrechtlichen Risiken.

Fazit

Ein Datenschutzbeauftragter ist eine wertvolle Ressource, die Ihr Unternehmen dabei unterstützt, rechtssicher zu agieren, Kosten zu sparen, Risiken zu minimieren und flexibel auf zukünftige Herausforderungen zu reagieren. Die Einbindung eines Datenschutzbeauftragten stärkt nicht nur Ihre rechtliche Position, sondern auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner in Ihre Datenschutzpraktiken.

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Interner vs. Externer Datenschutzbeauftragter

Die Wahl zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Größe des Unternehmens, die Art der verarbeiteten Daten und die spezifischen Anforderungen des Datenschutzes. 

Hier ist eine detaillierte Betrachtung der Unterschiede, Vor- und Nachteile beider Optionen:

Interner Datenschutzbeauftragter

Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Mitarbeiter des Unternehmens, der zusätzlich zu seinen regulären Aufgaben die Rolle des Datenschutzbeauftragten übernimmt.

Vorteile:

  1. Vertrautheit mit dem Unternehmen: Interne Datenschutzbeauftragte kennen die internen Abläufe, die Unternehmenskultur und die spezifischen Datenschutzanforderungen des Unternehmens.
  2. Direkte Kommunikation: Sie haben direkten Zugang zu anderen Abteilungen und können schnell und effizient Informationen austauschen.

Nachteile:

  1. Ressourcenintensiv: Die Ausbildung und kontinuierliche Weiterbildung eines internen Datenschutzbeauftragten kann zeit- und kostenintensiv sein.
  2. Interessenkonflikte: Es besteht die Gefahr von Interessenkonflikten, wenn der Datenschutzbeauftragte andere Aufgaben im Unternehmen wahrnimmt.
  3. Kompetenz: Ein interner Mitarbeiter hat möglicherweise nicht die gleiche Tiefe und Breite an Fachwissen wie ein externer Experte.

Aufgaben:

  • Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften.
  • Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter.
  • Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen.
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.
  • Entwicklung und Implementierung von Datenschutzrichtlinien.

Externer Datenschutzbeauftragter

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein Experte oder eine spezialisierte Firma, die als externer Dienstleister die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten übernimmt. Wir bieten umfassende Dienstleistungen als externe Datenschutzbeauftragte an.

Vorteile:

  1. Expertise: Externe Datenschutzbeauftragte sind oft hochspezialisierte Fachleute mit umfangreicher Erfahrung und aktuellem Wissen im Datenschutzrecht.
  2. Unabhängigkeit: Sie bieten eine objektive Sichtweise und sind frei von internen Interessenkonflikten.
  3. Kosteneffizienz: Es kann kosteneffizienter sein, einen externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen, insbesondere für kleinere Unternehmen, die keine Vollzeitstelle benötigen.
  4. Flexibilität: Externe Datenschutzbeauftragte können flexibel auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens reagieren und sind nicht durch interne Strukturen gebunden.
  5. Aktualität: Sie sind stets über die neuesten Entwicklungen und Änderungen im Datenschutzrecht informiert und können schnell darauf reagieren.
  6. Ressourcenschonend: Die Auslagerung dieser Funktion spart Ihrem Unternehmen Zeit und Ressourcen, die Sie in Ihr Kerngeschäft investieren können.
  7. Breite Erfahrung: Externe Datenschutzbeauftragte arbeiten häufig mit verschiedenen Unternehmen und Branchen zusammen und bringen daher ein breites Spektrum an Erfahrungen und Best Practices mit.

Nachteile:

  1. Eingeschränkte Verfügbarkeit: Externe Datenschutzbeauftragte sind möglicherweise nicht jederzeit vor Ort verfügbar, was die Kommunikation und schnelle Reaktion erschweren kann.
  2. Vertrautheit mit dem Unternehmen: Sie benötigen Zeit, um die spezifischen Prozesse und Strukturen des Unternehmens zu verstehen.

Aufgaben:

  • Unabhängige Überprüfung der Datenschutzpraktiken und -richtlinien.
  • Beratung und Unterstützung bei der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze.
  • Durchführung von Audits und Risikobewertungen.
  • Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter.
  • Erstellung und Pflege von Datenschutzdokumentationen.

Entscheidungskriterien

Die Entscheidung zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten hängt von verschiedenen Faktoren ab:

  • Unternehmensgröße: Kleinere Unternehmen bevorzugen oft externe Datenschutzbeauftragte, während größere Unternehmen mit umfangreichen Datenschutzanforderungen eher einen internen Beauftragten einsetzen.
  • Ressourcen: Unternehmen mit begrenzten internen Ressourcen und Fachkenntnissen im Datenschutzbereich tendieren zu externen Beauftragten.
  • Komplexität der Datenverarbeitung: Unternehmen mit komplexen Datenverarbeitungsprozessen und hohen Anforderungen an den Datenschutz profitieren von der spezialisierten Expertise externer Beauftragter.


Sowohl interne als auch externe Datenschutzbeauftragte haben ihre spezifischen Vor- und Nachteile. Die Wahl hängt von den individuellen Bedürfnissen und Umständen Ihres Unternehmens ab. 

Unsere Expertise

Als erfahrene externe Datenschutzexperten übernehmen wir die Verantwortung für diese zentrale Rolle in Ihrem Unternehmen. Unsere Expertise gewährleistet nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch eine proaktive Sicherung Ihrer sensiblen Daten.

1. Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Wir stellen sicher, dass Ihr Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG einhält.

2. Proaktive Datensicherung

Wir gehen über die bloße Einhaltung gesetzlicher Anforderungen hinaus und gewährleisten den Schutz Ihrer Daten von Anfang an durch Privacy by Design und Privacy by Default.

3. Maßgeschneiderte Lösungen

Unsere Datenschutzlösungen sind genau auf die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt.

4. Schulung und Sensibilisierung

Wir bieten umfassende Schulungsprogramme an, um das Bewusstsein und die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten zu stärken.

5. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung

Wir überwachen kontinuierlich die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und passen unsere Strategien an neue gesetzliche Anforderungen und technologische Entwicklungen an.

6. Beratung und Unterstützung

Von der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen bis hin zur Unterstützung bei der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden – wir sind für Sie da.

 

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Der Ablauf der Datenschutzbeauftragung

1. Erstanalyse

Zunächst beginnen wir mit einer Erstanalyse aller unternehmensinternen Daten- und Informationsprozesse. Ziel ist es Ihr Unternehmen bis in die kleinsten branchenspezifischen Strukturen und Abläufe zu verstehen.

2. Konzeptionierung

Anschließend erstellen wir ein maßgeschneidertes Datenschutzkonzept und besprechen dieses gemeinsam mit Ihnen.

3. Implementierung

Nun implementieren wir das ausgearbeitete Datenschutzkonzept in Ihr Unternehmen und justieren dies, bis ein optimaler Schutz für alle Daten- und Informationsprozesse eingestellt ist.

4. Überwachung

Aufgrund der sich stetig ändernden Gesetzeslage, den fortschreitenden technischen Entwicklungen sowie aufgrund natürlicher Unternehmensentwicklungen werden die internen Datenprozesse überwacht und stetig angepasst.

 

Investieren Sie in einen Datenschutzbeauftragten – zum Schutz Ihrer Daten, zur Sicherung Ihrer Unternehmensreputation und zur Gewährleistung Ihrer rechtlichen Konformität. Dies stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner und schützt Ihr Unternehmen langfristig vor datenschutzrechtlichen Risiken.

 

Fragen & Antworten

Liegen bestimmte Voraussetzungen vor, so ist die Bestellung eines DSB verpflichtend:  

1. Mitarbeiteranzahl von 20

Es muss ein DSB bestellt werden, wenn mindestens 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind.

2. Regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen

Unternehmen, die die betroffenen Personen in großem Umfang regelmäßig und systematisch überwachen, beispielsweise durch Videoüberwachung, Tracking-Technologien oder Profiling, sind verpflichtet, einen DSB zu bestellen.

3. Großangelegte Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Wenn Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, die als besonders sensibel gelten, wie Gesundheitsdaten, religiöse oder ethnische Informationen, in großem Umfang, müssen sie einen DSB ernennen.

Die Nichteinhaltung der Bestimmungen zur Bestellung eines DSBs kann zu erheblichen Konsequenzen führen. Datenschutzaufsichtsbehörden haben die Befugnis, Bußgelder zu verhängen, die je nach Art und Schwere des Verstoßes bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen können – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus können Verstöße gegen den Datenschutz das Vertrauen der Kunden und Partner in das Unternehmen beeinträchtigen, zu Imageverlusten führen und das Risiko von Schadensersatzklagen erhöhen.

Ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen ist eine Person, die für den Datenschutz verantwortlich ist und sicherstellt, dass das Unternehmen die datenschutzrechtlichen Vorschriften und Bestimmungen einhält. Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten können je nach Unternehmensgröße und Art der Datenverarbeitung variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie Folgendes:

  1. Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen: Der Datenschutzbeauftragte überprüft regelmäßig, ob das Unternehmen die geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften einhält. Dazu gehört auch die Bewertung von Datenschutzrisiken und die Implementierung geeigneter Schutzmaßnahmen.

  2. Beratung und Schulung: Der Datenschutzbeauftragte berät das Unternehmen und seine Mitarbeiter in allen Fragen des Datenschutzes. Er gibt Empfehlungen für die Umsetzung von Datenschutzrichtlinien und -verfahren und führt Schulungen durch, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit zu schärfen.

  3. Datenschutzkonzepte und -dokumentation: Der Datenschutzbeauftragte entwickelt Datenschutzkonzepte und -dokumentationen, einschließlich Datenschutzrichtlinien, Verarbeitungsverzeichnissen und Datenschutzerklärungen. Diese dienen dazu, die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen und den Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen zu regeln.

  4. Ansprechpartner für Betroffene: Der Datenschutzbeauftragte ist die Kontaktperson für Datenschutzanfragen und Beschwerden von betroffenen Personen. Er bearbeitet solche Anfragen und stellt sicher, dass die Rechte der betroffenen Personen gewahrt werden.

  5. Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden: Bei Bedarf arbeitet der Datenschutzbeauftragte eng mit den Datenschutzbehörden zusammen. Er unterstützt das Unternehmen bei der Kommunikation und Kooperation mit den zuständigen Stellen und ist Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Anfragen und Prüfungen.

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den Schutz personenbezogener Daten gewährleistet und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhält. Durch die ordnungsgemäße Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen können Unternehmen das Vertrauen ihrer Kunden und Partner gewinnen und datenschutzrechtliche Risiken minimieren.

1.Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen

Die DSGVO schreibt vor, dass bestimmte Unternehmen oder Organisationen einen DSB bestellen müssen. Durch die Benennung eines DSB  zeigt das Unternehmen seine Bereitschaft, den Datenschutz ernst zu nehmen und die gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen.

2. Risikominimierung

Ein DSB hilft dabei, potenzielle Datenschutzrisiken frühzeitig zu identifizieren und angemessene Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Dies trägt dazu bei, Datenpannen, Verstöße gegen die DSGVO und damit verbundene rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden.

3. Fachkundige Beratung

Der DSB steht dem Unternehmen als kompetenter Ansprechpartner für alle datenschutzrelevanten Fragen zur Verfügung. Er bietet fundierte Beratung und Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Datenschutzrichtlinien, Verfahren und Schulungen für Mitarbeiter.

Die Bestellung eines qualifizierten Datenschutzbeauftragten ist daher ein wichtiger Schritt, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, Datenschutzrisiken zu minimieren und das Vertrauen von Kunden und Partnern zu gewinnen. Es ist ratsam, einen DSB zu ernennen, der über das erforderliche Fachwissen verfügt und regelmäßig geschult wird, um über neue Datenschutzbestimmungen und -praktiken auf dem Laufenden zu bleiben.

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Gemäß Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind personenbezogene Daten, alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.Die Betroffenen sind identifizierbar, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden können, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Personen sind.
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Art. 9 DSGVO nennt als entsprechende personenbezogene Daten solche,aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
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