Datenschutzbeauftragte für Deutschland & EU

In der heutigen digitalen Welt ist der Schutz personenbezogener Daten wichtiger denn je. Unternehmen in der EU und Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Ein Datenschutzbeauftragter hilft Ihnen dabei, rechtliche Vorgaben sicher umzusetzen, Risiken zu minimieren und das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken. 

Wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Die DSGVO gibt in Art. 37 klare Vorgaben, wann ein Unternehmen verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Diese Verpflichtung gilt sowohl für Unternehmen in der EU als auch für Unternehmen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. 

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist in den folgenden Fällen zwingend erforderlich:

  1. Kernaufgaben der Datenverarbeitung: Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten zu den zentralen Aufgaben des Unternehmens gehört. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die regelmäßig und systematisch Personen überwachen, wie zum Beispiel im Bereich der Überwachungstechnologie oder Online-Dienstleistungen. Auch Unternehmen, die umfangreiche Verarbeitungen von personenbezogenen Daten durchführen, wie etwa Krankenhäuser oder Banken, sind betroffen.

  2. Anzahl der mit Datenverarbeitung beschäftigten Mitarbeiter: In Deutschland gilt eine spezielle Regelung aus § 38 BDSG-neu, nach der ein Unternehmen ab 20 Mitarbeitern, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, einen Datenschutzbeauftragten benennen muss. Diese Regelung betrifft z. B. interne IT- oder HR-Abteilungen, die ständig mit Kundendaten oder Mitarbeiterdaten arbeiten.

  3. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten: Unternehmen, die sensible Daten im Sinne der DSGVO verarbeiten, wie Gesundheitsdaten, biometrische Daten oder Daten zur ethnischen Herkunft, sind ebenfalls zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Dies gilt insbesondere in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Versicherungswirtschaft oder der Forschung.

  4. Überwachung betroffener Personen: Wenn Unternehmen regelmäßige, systematische Überwachungsmaßnahmen von Personen durchführen, wie z. B. im Bereich des Online-Trackings oder der Videoüberwachung, ist ebenfalls ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Überwachung der Kunden, Nutzer oder Mitarbeiter erfolgt.

Aufgaben des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte spielt eine zentrale Rolle in der Sicherstellung der Datenschutzkonformität des Unternehmens. 

Die Aufgaben eines DSB umfassen eine Vielzahl von Aspekten, die zur Einhaltung der DSGVO beitragen:

  • Überwachung der Einhaltung der DSGVO: Der Datenschutzbeauftragte überwacht fortlaufend, dass das Unternehmen die Vorgaben der DSGVO korrekt umsetzt. Dazu gehört die Sicherstellung, dass alle datenverarbeitenden Prozesse gesetzeskonform gestaltet sind und Risiken für die betroffenen Personen minimiert werden.

  • Beratung des Unternehmens: Der DSB dient als Berater für die Unternehmensleitung und Mitarbeiter in allen Fragen rund um den Datenschutz. Er gibt Empfehlungen zur datenschutzkonformen Gestaltung von Prozessen, neuen Projekten oder der Einführung von IT-Systemen.

  • Schulungen und Sensibilisierung: Ein wichtiger Bestandteil der Tätigkeit des DSB ist die regelmäßige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter. Nur durch ein fundiertes Verständnis für den Datenschutz können Risiken im Unternehmen frühzeitig erkannt und minimiert werden.

  • Ansprechpartner für Betroffene und Behörden: Der Datenschutzbeauftragte ist der zentrale Ansprechpartner für betroffene Personen, die Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten verlangen oder ihre Rechte nach der DSGVO geltend machen möchten. Darüber hinaus steht der DSB im direkten Kontakt mit den Aufsichtsbehörden, wenn es um Fragen der Datenschutzkonformität oder um etwaige Datenschutzverstöße geht.

  • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): In bestimmten Fällen, wenn eine Datenverarbeitung mit hohen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen verbunden ist, muss der Datenschutzbeauftragte eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen. Diese Analyse soll sicherstellen, dass Risiken frühzeitig erkannt und angemessen behandelt werden.

Einheitliche Regelung in der EU

Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gilt einheitlich in allen EU-Mitgliedstaaten. Unternehmen, die personenbezogene Daten in der EU verarbeiten, müssen diese Vorschrift unabhängig davon befolgen, in welchem EU-Land sie ansässig sind. Die DSGVO sorgt somit für einen hohen Grad an Harmonisierung des Datenschutzes innerhalb der EU, um den Schutz personenbezogener Daten grenzübergreifend zu gewährleisten.

Diese einheitliche Regelung ermöglicht es Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, ihre Datenschutzstrategien zentral zu steuern. Der Datenschutzbeauftragte ist in diesem Fall für das gesamte Unternehmen zuständig und stellt die Einhaltung der Datenschutzvorgaben in allen relevanten Ländern sicher.

Art. 27 DSGVO – Verpflichtung für Unternehmen außerhalb der EU

Unternehmen, die außerhalb der EU ansässig sind, aber personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, sind gemäß Art. 27 DSGVO ebenfalls verpflichtet, einen Vertreter innerhalb der EU zu benennen. Diese Vorschrift betrifft vor allem Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen in der EU anbieten oder das Verhalten von EU-Bürgern beobachten, etwa durch Online-Dienste oder E-Commerce-Plattformen.

Der gemäß Art. 27 DSGVO benannte Vertreter fungiert als Ansprechpartner für Datenschutzbehörden und betroffene Personen in der EU. Er übernimmt die Rolle eines „lokalen“ Datenschutzbeauftragten und sorgt dafür, dass das Unternehmen auch aus dem Ausland die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Der Vertreter ist auch dafür verantwortlich, mit den Aufsichtsbehörden zu kommunizieren und sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Pflichten eingehalten werden.

Diese Regelung soll sicherstellen, dass auch Unternehmen, die nicht in der EU ansässig sind, die Datenschutzstandards der DSGVO einhalten und zur Verantwortung gezogen werden können. Dadurch wird der Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern weltweit gestärkt.

Mehr Informationen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten und den Anforderungen nach Art. 27 DSGVO .

 

Bußgeld bei fehlendem Datenschutzbeauftragten

Wenn ein Unternehmen oder eine Organisation keinen Datenschutzbeauftragten benennt, drohen empfindliche Bußgelder.

Die DSGVO sieht in solchen Fällen Geldstrafen von bis zu 10 Millionen Euro oder bis zu 2 % des weltweiten Jahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Daher kann die Nichteinhaltung dieser Verpflichtung erhebliche finanzielle und rechtliche Folgen nach sich ziehen. Es ist somit unerlässlich, rechtzeitig einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, um diese Sanktionen zu vermeiden.

Beispiele von Datenschutzbußgeldern, die in Europa in den letzten Jahren verhängt wurden:

  1. Amazon – 746 Millionen Euro (2021): Die luxemburgische Datenschutzbehörde verhängte dieses Rekordbußgeld gegen Amazon wegen Verstößen gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten ohne die Zustimmung der Nutzer.

  2. WhatsApp – 225 Millionen Euro (2021): Die irische Datenschutzkommission (DPC) verhängte dieses Bußgeld gegen WhatsApp wegen mangelnder Transparenz in seiner Kommunikation darüber, wie es Daten verarbeitet und mit anderen Facebook-Unternehmen teilt.

  3. Google – 50 Millionen Euro (2019): Die französische Datenschutzbehörde CNIL verhängte das Bußgeld gegen Google wegen unzureichender Transparenz und fehlender gültiger Einwilligung bei der Personalisierung von Werbung.

  4. H&M – 35 Millionen Euro (2020): Das Bußgeld wurde von der deutschen Datenschutzbehörde gegen H&M verhängt, weil das Unternehmen umfangreiche persönliche Informationen über die Mitarbeiter seiner Servicezentren in Nürnberg gesammelt hatte, ohne dass diese ihre Zustimmung gegeben hatten.

  5. Facebook – 17 Millionen Euro (2021): Die irische Datenschutzbehörde belegte Facebook mit einer Geldstrafe wegen verschiedener Verstöße gegen die DSGVO, die 2018 und 2019 mehrere Datenlecks betrafen, bei denen Nutzerdaten kompromittiert wurden.

  6. Marriott International – 20,4 Millionen Euro (2020): Marriott erhielt dieses Bußgeld von der britischen Datenschutzbehörde ICO wegen eines Cyberangriffs, der Millionen von Gästedaten betraf, wobei Marriott die Sicherheitsanforderungen für den Schutz personenbezogener Daten nicht erfüllte.

  7. British Airways – 22 Millionen Euro (2020): Ursprünglich sollte British Airways 204 Millionen Euro zahlen, aber aufgrund von COVID-19-bedingten finanziellen Schwierigkeiten und weiteren Verhandlungen wurde das Bußgeld auf 22 Millionen Euro reduziert. Die Strafe stand im Zusammenhang mit einem Datenleck, das 2018 persönliche Daten von mehr als 400.000 Kunden betraf

Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten in Ihrem Unternehmen 

Ein Datenschutzbeauftragter kann entscheidend dazu beitragen, Ihr Unternehmen in mehreren Bereichen rechtssicher zu machen. 

Hier sind einige überzeugende Gründe, warum die Einbindung eines Datenschutzbeauftragten unverzichtbar ist:

  1. Expertenwissen und Spezialisierung

Datenschutzbeauftragte sind hochspezialisierte Fachkräfte, die immer auf dem neuesten Stand der Datenschutzgesetze und -richtlinien sind. Sie verfügen über das notwendige Fachwissen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen nicht nur erfüllt, sondern übertrifft. Dies schützt Sie vor rechtlichen Risiken und Bußgeldern. Internes Personal kann diese Expertise selten im gleichen Umfang bieten.

  1. Kosteneffizienz

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist es häufig effizienter, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dies spart die hohen Kosten und den Aufwand, eine interne Position zu schaffen. Die Beauftragung eines externen Experten ermöglicht es Ihnen, Ihre Ressourcen besser auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass der Datenschutz professionell und gesetzeskonform umgesetzt wird.

  1. Unabhängige und objektive Sichtweise

Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt eine unabhängige und unvoreingenommene Perspektive auf Ihre Datenschutzpraktiken. Diese Objektivität ist besonders wichtig, um potenzielle Interessenkonflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzstrategie korrekt und transparent umgesetzt wird. Eine unabhängige Bewertung stärkt zudem das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner in Ihre Datenschutzmaßnahmen.

  1. Minimierung von Risiken

Die DSGVO sieht bei Verstößen erhebliche Bußgelder vor. Ein Datenschutzbeauftragter hilft Ihnen, Datenschutzverletzungen proaktiv zu verhindern und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Durch regelmäßige Überprüfungen und frühzeitiges Erkennen von Schwachstellen schützen Sie Ihr Unternehmen vor potenziell ruinösen Strafen und vermeiden zugleich einen erheblichen Reputationsschaden.

  1. Flexible Anpassungsfähigkeit

Gesetze und Technologien ändern sich ständig – ein externer Datenschutzbeauftragter reagiert flexibel auf neue Anforderungen. Diese Anpassungsfähigkeit stellt sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch auf künftige Veränderungen vorbereitet ist. Sie erhalten eine maßgeschneiderte Unterstützung, die Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und rechtssicher hält.

  1. Zukunftssicherheit

Die Einbindung eines Datenschutzbeauftragten ist nicht nur eine kurzfristige Lösung, sondern eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Sie sorgen dafür, dass Sie nicht nur die aktuellen Datenschutzanforderungen erfüllen, sondern auch auf zukünftige Entwicklungen im Datenschutzrecht vorbereitet sind. Dies schützt Ihr Unternehmen langfristig vor rechtlichen Problemen und stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner nachhaltig.

Zum Angebot

Unsere Expertise

Als erfahrene externe Datenschutzexperten übernehmen wir die Verantwortung für diese zentrale Rolle in Ihrem Unternehmen. Unsere Expertise gewährleistet nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch eine proaktive Sicherung Ihrer sensiblen Daten.

1. Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Wir stellen sicher, dass Ihr Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG einhält.

2. Proaktive Datensicherung

Wir gehen über die bloße Einhaltung gesetzlicher Anforderungen hinaus und gewährleisten den Schutz Ihrer Daten von Anfang an durch Privacy by Design und Privacy by Default.

3. Maßgeschneiderte Lösungen

Unsere Datenschutzlösungen sind genau auf die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt.

4. Schulung und Sensibilisierung

Wir bieten umfassende Schulungsprogramme an, um das Bewusstsein und die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten zu stärken.

5. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung

Wir überwachen kontinuierlich die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und passen unsere Strategien an neue gesetzliche Anforderungen und technologische Entwicklungen an.

6. Beratung und Unterstützung

Von der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen bis hin zur Unterstützung bei der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden – wir sind für Sie da.

 

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Der Ablauf der Datenschutzbeauftragung

1. Erstanalyse

Zunächst beginnen wir mit einer Erstanalyse aller unternehmensinternen Daten- und Informationsprozesse. Ziel ist es Ihr Unternehmen bis in die kleinsten branchenspezifischen Strukturen und Abläufe zu verstehen.

2. Konzeptionierung

Anschließend erstellen wir ein maßgeschneidertes Datenschutzkonzept und besprechen dieses gemeinsam mit Ihnen.

3. Implementierung

Nun implementieren wir das ausgearbeitete Datenschutzkonzept in Ihr Unternehmen und justieren dies, bis ein optimaler Schutz für alle Daten- und Informationsprozesse eingestellt ist.

4. Überwachung

Aufgrund der sich stetig ändernden Gesetzeslage, den fortschreitenden technischen Entwicklungen sowie aufgrund natürlicher Unternehmensentwicklungen werden die internen Datenprozesse überwacht und stetig angepasst.

 

Investieren Sie in einen Datenschutzbeauftragten  zum Schutz Ihrer Daten, zur Sicherung Ihrer Unternehmensreputation und zur Gewährleistung Ihrer rechtlichen Konformität. Dies stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner und schützt Ihr Unternehmen langfristig vor datenschutzrechtlichen Risiken.

 

Fragen & Antworten

Liegen bestimmte Voraussetzungen vor, so ist die Bestellung eines DSB verpflichtend:  

1. Mitarbeiteranzahl von 20

Es muss ein DSB bestellt werden, wenn mindestens 20 Mitarbeiter ständig mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind.

2. Regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen

Unternehmen, die die betroffenen Personen in großem Umfang regelmäßig und systematisch überwachen, beispielsweise durch Videoüberwachung, Tracking-Technologien oder Profiling, sind verpflichtet, einen DSB zu bestellen.

3. Großangelegte Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Wenn Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, die als besonders sensibel gelten, wie Gesundheitsdaten, religiöse oder ethnische Informationen, in großem Umfang, müssen sie einen DSB ernennen.

Die Nichteinhaltung der Bestimmungen zur Bestellung eines DSBs kann zu erheblichen Konsequenzen führen. Datenschutzaufsichtsbehörden haben die Befugnis, Bußgelder zu verhängen, die je nach Art und Schwere des Verstoßes bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens betragen können – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus können Verstöße gegen den Datenschutz das Vertrauen der Kunden und Partner in das Unternehmen beeinträchtigen, zu Imageverlusten führen und das Risiko von Schadensersatzklagen erhöhen.

 

Ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen ist eine Person, die für den Datenschutz verantwortlich ist und sicherstellt, dass das Unternehmen die datenschutzrechtlichen Vorschriften und Bestimmungen einhält. Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten können je nach Unternehmensgröße und Art der Datenverarbeitung variieren, aber im Allgemeinen umfassen sie Folgendes:

  1. Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen: Der Datenschutzbeauftragte überprüft regelmäßig, ob das Unternehmen die geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften einhält. Dazu gehört auch die Bewertung von Datenschutzrisiken und die Implementierung geeigneter Schutzmaßnahmen.

  2. Beratung und Schulung: Der Datenschutzbeauftragte berät das Unternehmen und seine Mitarbeiter in allen Fragen des Datenschutzes. Er gibt Empfehlungen für die Umsetzung von Datenschutzrichtlinien und -verfahren und führt Schulungen durch, um das Bewusstsein für Datenschutz und Datensicherheit zu schärfen.

  3. Datenschutzkonzepte und -dokumentation: Der Datenschutzbeauftragte entwickelt Datenschutzkonzepte und -dokumentationen, einschließlich Datenschutzrichtlinien, Verarbeitungsverzeichnissen und Datenschutzerklärungen. Diese dienen dazu, die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen und den Umgang mit personenbezogenen Daten im Unternehmen zu regeln.

  4. Ansprechpartner für Betroffene: Der Datenschutzbeauftragte ist die Kontaktperson für Datenschutzanfragen und Beschwerden von betroffenen Personen. Er bearbeitet solche Anfragen und stellt sicher, dass die Rechte der betroffenen Personen gewahrt werden.

  5. Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden: Bei Bedarf arbeitet der Datenschutzbeauftragte eng mit den Datenschutzbehörden zusammen. Er unterstützt das Unternehmen bei der Kommunikation und Kooperation mit den zuständigen Stellen und ist Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Anfragen und Prüfungen.

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den Schutz personenbezogener Daten gewährleistet und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhält. Durch die ordnungsgemäße Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen können Unternehmen das Vertrauen ihrer Kunden und Partner gewinnen und datenschutzrechtliche Risiken minimieren.

1.Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen

Die DSGVO schreibt vor, dass bestimmte Unternehmen oder Organisationen einen DSB bestellen müssen. Durch die Benennung eines DSB  zeigt das Unternehmen seine Bereitschaft, den Datenschutz ernst zu nehmen und die gesetzlichen Bestimmungen zu erfüllen.

2. Risikominimierung

Ein DSB hilft dabei, potenzielle Datenschutzrisiken frühzeitig zu identifizieren und angemessene Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Dies trägt dazu bei, Datenpannen, Verstöße gegen die DSGVO und damit verbundene rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden.

3. Fachkundige Beratung

Der DSB steht dem Unternehmen als kompetenter Ansprechpartner für alle datenschutzrelevanten Fragen zur Verfügung. Er bietet fundierte Beratung und Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Datenschutzrichtlinien, Verfahren und Schulungen für Mitarbeiter.

Die Bestellung eines qualifizierten Datenschutzbeauftragten ist daher ein wichtiger Schritt, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, Datenschutzrisiken zu minimieren und das Vertrauen von Kunden und Partnern zu gewinnen. Es ist ratsam, einen DSB zu ernennen, der über das erforderliche Fachwissen verfügt und regelmäßig geschult wird, um über neue Datenschutzbestimmungen und -praktiken auf dem Laufenden zu bleiben.

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Art. 9 DSGVO nennt als sensible Daten solche, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
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